Online: 21.02.2017

So klappt die Selbstorganisation

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Acht Stunden am Tag gearbeitet, kaum Pausen gemacht, sehr angespannt gewesen und am Ende doch nichts geschafft? Wer solche Arbeitstage öfter erlebt, sollte mal über effizientere Zeitplanung und ein besseres Zeitmanagement nachdenken. „Damit ich den Umgang mit der Zeit selbst gestalten kann, brauche ich für den Arbeitsalltag eine Strategie, wie ich die mir zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll nutzen kann. Dafür gibt es aber leider keinen Königsweg“, sagt Dorothee Clasen, Beraterin für betriebliches Gesundheitsmanagement bei der AOK in Lüchow.
Zu den größten Zeitfressern im Job gehören Unterbrechungen. Wenn machbar, sollten ungestörte
Arbeitsphasen fest eingeplant werden. „Für eine sinnvolle Zeitstruktur müssen Prioritäten gesetzt und Dinge nach ihrer Wichtigkeit geordnet werden. Eine Prioritätenliste ist gerade bei vielfältigen Tätigkeiten hilfreich, um den Tag zu planen. Es ist nicht entscheidend, wie Sie planen, sondern, dass Sie planen“, betont die AOK-Expertin.
Eine einfache Hilfestellung für ein sinnvolles Zeitmanagement möchte sie hier vorstellen, die sogenannte ALPEN-Methode: A wie Aufgaben notieren, L wie Länge schätzen, P wie Pufferzeiten einplanen, E wie Entscheidungen treffen, N wie Nachkontrolle.
1. Aufgaben notieren
An dieser Stelle geht es noch nicht darum, eine Reihenfolge der Aufgaben festzulegen. Es genügt zunächst eine einfache Aufzählung.
2. Länge schätzen
Im zweiten Schritt wird zu jeder Aufgabe die wahrscheinlich benötigte Zeit (realistisch und ein nicht zu knapp kalkuliertes
Limit) notiert.
3. Pufferzeiten einplanen
Den Tag nicht bis auf die letzte Minute verplanen, sondern Puffer für Unvorhergesehenes lassen. So wird unnötiger Stress vermieden.
4. Entscheidungen treffen
Nun geht es darum, Prioritäten zu setzen und die Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen: Was ist sehr wichtig und dringend? Was kann später erledigt werden? Was kann wegfallen? Was lässt sich delegieren?
5. Nachkontrolle
Ganz wichtig: am Ende des Tages Bilanz ziehen. „Es motiviert zu sehen, was man alles geschafft hat“, berichtet Clasen und ergänzt: „Zeitmanagement ist Selbstmanagement – es gelingt sicherlich nicht auf Anhieb. Man braucht Übung und Durch-
haltevermögen, um die ALPEN zu überqueren.“

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